Бюро пропусков

Программа «Бюро пропусков» предназначена для контроля над заявками от подразделений организации или контрагентов на выдачу попуска и пропусками выданными по заявкам. Программа рассчитана на работу инспектора бюро пропусков. Ниже описываются два варианта программы.

Программа «Бюро пропусков» вариант I. Состав и основные функции

Отдельный программный модуль. В программе ведется база данных организаций, сотрудников предприятия, прочих физических лиц, транспорта и выписки для них пропусков с указанием зон доступа. Так же в программе предусмотрено ведение базы электронных пропусков сформированных во внешней программе.

В программе предусмотрена регистрация упрощенных заявок от подразделений на выдачу пропусков для физических лиц и транспорта.

Заявка подается в специальной форме Excel, затем загружается в одноименный документ и на ее основании могут формироваться черновики пропусков. Но при наполнении базы справочной информацией, инспектору, возможно, удобнее выписывать пропуска и регистрировать организации, людей и транспорт без использования заявок Exclel.

Бюро пропусков. Заявка   Бюро пропусков. Организация  

В программе ведется база данных по организациям, заказывающим пропуска. Кроме базовой информации об организации возможно так же хранение сканов различных документов, например договоров.

Бюро пропусков. Физическое лицо   Бюро пропусков. Транспорт  

Аналогично ведется база данных собственных сотрудников и прочих физических лиц. В каждой записи (документе) предусмотрено хранение базовой информации и сканов документов по физическому лицу. Кроме этого в документе может храниться фотография сотрудника и образец его подписи.

В программе предусмотрена регистрация транспортных средств с перечислением водителей, пользующихся этим транспортным средством. Возможно также хранение сканов документов по транспортному средству.

Бюро пропусков. Пропуск  

На основании этих данных, а также справочников с видами пропусков и зонами доступа, сам пропуск вводится очень быстро.

Постоянные и разовые пропуска могут сразу же распечатываться. Постоянные пропуска могут быть продлены. Для разовых пропусков указывается время действия пропуска. Нумерация пропусков ведется отдельно по каждому виду пропуска.

Бюро пропусков. Электронный пропуск  

Электронные пропуска оформляются во внешней программе, но регистрируются и программном комплексе «Бюро пропусков».

Электронные пропуска делятся на именные и гостевые карты. Именной электронный пропуск можно связать с постоянным персональным бумажным пропуском. Гостевую карту с разовым персональным бумажным пропуском.

По транспорту или физическому лицу из документа можно увидеть выданные им пропуска бумажные и электронные. Если транспортному средству или физическому лицу пропуск не выдавался, у них кнопки для просмотра пропусков отсутствуют.

При запуске программы появляется протокол с информацией о просроченных и истекающих пропусках бумажных и электронных.

Вся информация, введенная в базу данных гибко отображается в журналах документов, что позволяет оперативно анализировать информацию в разных разрезах. Журналы документов снабжены мощным фильтром. Информация из журнала может оперативно выгружаться в Excel.

 

Программа «Бюро пропусков» вариант II. Состав и основные функции

Бюро пропусков. Вариант IIВстраиваемый модуль. В программе ведется учет заявок на выдачу пропусков, выданных по заявкам пропусков и квитанций по услуге выдачи пропуска.

Для учета услуг, предоставляемых бюро, пропусков ведется прайс-лист по услугам и стоимости различных видов пропусков для посещения территории аэропорта. Для контроля бланков строгой отчетности (квитанции разных сборов) предусмотрена связь с системой «Учет бланков строгой отчетности».

Возможна предварительная регистрация заявок на выдачу пропусков, поступающих от контрагентов и подразделений аэропорта.

Бюро пропусков. Заявка   Бюро пропусков. Квитанция  

Непосредственно из заявки можно будет в дальнейшем выписать квитанцию на получение оплаты по предоставленным услугам и выданным пропускам, а также распечатать некоторые виды пропусков. Через заявку можно вести автоматическую нумерацию разовых и временных пропусков по услуге в пределах года.

Выписанная квитанция подтверждает факт оформления пропуска. На основании данных по квитанциям производятся все денежные расчеты (наличные и безналичные) с заказчиком. Вид оплаты указывается при выписке квитанции за оформление пропуска. Номер квитанции определяется программой автоматически по отчету кассира (инспектора бюро пропусков). Квитанции могут выписываться из заявки или из отчета кассира.

Бюро пропусков. Отчет кассира«Отчет кассира» предназначен для учета движения бланков строгой отчетности в бюро пропусков. Для нового отчета данные о наличии бланков на начало дня заполняются программой автоматически по остаткам на конец дня предыдущего отчета кассира данного бюро пропусков.

В таблицу можно добавлять новые строки в случае получения новой пачки бланков из бланковой кладовой. В таблице могут редактироваться только первые пять колонок. При вводе «Начало дня от» и «Начало дня до», автоматически рассчитывается «Начало дня кол-во», а при изменении поля «Начало дня кол-во», пересчитывается поле «Начало дня до».

Остаток на конец дня рассчитывается автоматически на основании наличия бланков на начало дня, количества использованных и аннулированных за день бланков и количества возвращенных бланков. Количество использованных бланков вручную не вводится. Оно рассчитывается автоматически по мере выписки (ввода новых документов) квитанций разных сборов. Количество возвращенных бланков вводится вручную. После ввода возвращенных бланков, изменять данную пачку в данном отчете нельзя.

Из документа можно просмотреть квитанции, выписанные инспектором за смену.

Из квитанций разных сборов возможен импорт данных в бухгалтерский документ реализации услуг для дальнейшего формирования проводок и счетов-фактур.