Программный комплекс «Склад и служба снабжения» предназначен для автоматизации работы службы материально-технического снабжения авиапредприятия. Он позволяет наладить учет движения материалов на складах и в подотчете, а также осуществить оперативный контроль выполнения заявок на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в разрезе подразделений на протяжении всего цикла поставки:
Регистрация и утверждение заявок –> Планирование закупок и распределение работ по ответственным исполнителям -> Поиск поставщиков и регистрация счетов на оплату –> Контроль оплаты (безналичный и наличный расчет) –> Поступление на склад и резервирование ТМЦ за подразделением –> Отпуск ТМЦ в подразделение
Если программный комплекс входит в состав КИС Аэропорт или КИС Авикомпания, то предусмотрена связь с подсистемами «Основные средства» и «Спецодежда». При передаче материальных ценностей со склада в эксплуатацию, в нужной подсистеме автоматически формируется частично заполненная карточка (основного средства или спецодежды). В дальнейшем в документах хранится связь между карточкой материального объекта в эксплуатации и расходной накладной склада по передаче этого объекта в эксплуатацию.
Возможно Вас заинтересует еще одна наша разработка - Склад АТБ. Расходная кладовая.
Условия применения
Система работает в многопользовательском сетевом режиме с использованием технологии клиент-сервер. Все данные хранятся на SQL-сервере ORACLE 10g, работающем на выделенном сервере под управлением операционной системы Windows Server 2003/2008 или Linux. На рабочих местах может быть установлена операционная система Windows XP/7. Под Windows ХP рекомендуемый объем оперативной памяти 512Мб, под Windows 7 – 1Гб.
Состав и основные функции
С точки зрения конечного пользователя комплекс состоит из следующих АРМов (автоматизированных рабочих мест):
-
АРМ «Начальника службы снабжения»
- АРМ «Секретаря»
- АРМ «Агента по снабжению»
- АРМ «Кладовщика»
- АРМ «Бухгалтера материального отдела»
- АРМ «Администратор базы данных»
Каждый АРМ состоит из определенного набора электронных документов, справочников, расчетных функций и отчетов. Комплекс имеет встроенные средства настройки, позволяющие гибко конфигурировать функциональные возможности АРМов под конкретные потребности каждого пользователя.
Документ «Заявка на приобретение ТМЦ» предназначен для регистрации и обработки заявок, поступающих от подразделений. В процессе регистрации каждой новой заявке автоматически присваивается очередной регистрационный номер, указывается дата заявки и вводится ее содержание, в котором указывается список заявленных ТМЦ, их количество и желаемые сроки поставки. Обычно эту работу выполняет секретарь начальника службы снабжения. Далее заявки поступают на утверждение начальнику службы снабжения, который может рассчитать нормы расхода материала и аннулировать заявку, может посмотреть остатки на складе и зарезервировать ТМЦ, имеющееся на складе, за подразделением. Если начальник принимает решение о необходимости закупки, то он указывает агента по снабжению, которому поручается данная позиция заявки, количество и срок поставки. Такая заявка принимает статус «Утверждена». Получив задание, агенты по снабжению продолжают дальнейшую обработку заявки, которая заключается в идентификации каждой позиции заявки по справочнику ТМЦ и определении поставщиков, после чего заявка принимает статус «Обработана». Статус заявки отражает ход ее выполнения. Он может принимать одно из следующих значений:
- Принята
- Аннулирована
- Выдать со склада
- Утверждена
- Обработана
- На оплате
- Оплачена
- Выполнена
Документ «Договор поставки» служит для ведения учета долговременных договоров поставки. Он используется для принятия решения по выбору поставщика ТМЦ при обработке заявок. В документе хранится следующая информация: номер договора, срок его действия и условия поставки. Номенклатура поставляемых товаров вводится в «Справочнике ТМЦ».
«Справочник ТМЦ» предназначен для ведения прайса материалов в разрезе поставщиков. Он используется для принятия решения по выбору поставщика ТМЦ при обработке заявок. Справочник содержит информацию по материалам (фотография ТМЦ, наименование ТМЦ, группа ТМЦ, единица измерения, ГОСТ/технические условия) и таблицу с ценами поставщиков (поставщик, код ТМЦ по классификации поставщика, цена, признак «Цена в У.Е.», срок гарантии, дата актуальности цены).
«Справочник нормы расхода ТМЦ» предназначен для ведения норм расхода материалов подразделениями. В нем указывается ТМЦ, подразделение и норма расхода материала в месяц. Данные этого справочника используются при сравнении норма расхода с фактическим расходом материала. Факт расхода определяется по расходным накладным склада с типом «Отпуск в подразделение». Такой расчет делается в экранной форме документа «Заявка на приобретение ТМЦ» для принятия решения об утверждении или об аннулировании заявки.
Документ «Счет к оплате» предназначен для регистрации счетов поставщиков и контроля оплаты счетов, т.е. Прохождения их через банк. Документ содержит три таблицы: «Содержание счета», «Заявки, включенные в счет» и «Оплата». В содержании счета указывается товар, единицы измерения, цена, сумма, процент НДС, сумма НДС и всего с НДС. Во второй таблице указываются отдельные позиции заявок, которые оплачиваются по данному счету. При выборе показываются только те позиции заявок, которые не прошли по другим счетам. Количество заполняется автоматически по данным заявки, оно может быть изменено вручную, но не должно превышать утвержденного к поставке количества. Заявки, позиции которых попали в счет, принимают статус «На оплате». В таблице «Оплата» указывается номер и дата платежного поручения, его содержание и сумма, прошедшая по банку. Один счет может быть оплачен несколькими платежными поручениями и наоборот одно платежное поручение может оплачивать сразу несколько счетов. Все заявки указанные в счете, если они были оплачены полностью, автоматически принимают статус «Оплачена».
Документ «Товарный чек» предназначен для фиксации факта приобретения ТМЦ за наличный расчет. Документ содержит две таблицы: «Содержание чека» и «Заявки, включенные в чек». Содержание чека может быть детализировано или прописано одной строкой. Заявки, все позиции которых включены в товарный чек, принимают статус «Оплачена».
Документ «Приходная накладная» предназначен для ввода сведений о поступлении ТМЦ на склад. Экранная форма документа и набор доступных функций зависит от типа прихода и от того, какой пользователь работает с программой кладовщик или бухгалтер. Программа различает следующие типы прихода ТМЦ на склад:
- безналичный расчет – приход от поставщика ТМЦ, купленного за безналичный расчет;
- наличный расчет – приход от поставщика ТМЦ, купленного за наличный расчет;
- от подразделения – возврат ТМЦ на склад от подразделения;
- перемещение со склада – поступление ТМЦ с другого склада;
- перемещение из подотчета – возврат ТМЦ на склад из подотчета.
Накладные с двумя последними типами прихода не вводятся вручную, они формируются автоматически при вводе соответствующих расходных накладных. При вводе приходных накладных создается карточка учета материала и формируется его учетная цена. При формировании цены учитываются суммы дополнительных затрат, возникающих при закупке материалов, например, командировочные или транспортные расходы и т.п. Если материал был приобретен по заявке подразделения, то в приходной накладной указывается номер заявки и количества материала, которое резервируется за указанным в заявке подразделением. На основании приходных накладных могут формироваться бухгалтерские проводки по алгоритму, описанному в документе «Операции по движению ТМЦ».
Справочник «Склады» служит для закрепления конечных пользователей за тем или иным складом. Он содержит наименование склада, его тип (склад или подотчетное лицо), ФИО кладовщика, ФИО бухгалтера и счет хранения для подотчетного лица. При запуске программы в окне регистрации пользователь вводит свое имя и пароль, после чего программа определяет, с какими складами работает пользователь, и показывает ему только ту информацию, за ведение которой он отвечает.
Справочник «Схема хранения материалов» описывает, каким образом закреплены бухгалтерские счета хранения материалов за конкретными складами и группами ТМЦ. Запись справочника содержит следующую информацию: наименование склада, наименование группы ТМЦ и счет хранения. Данный справочник используется при описании алгоритма формирования проводок в документе «Операции по движению ТМЦ».
Документ «Карточка учета материала» служит для хранения подробной информации о материалах, хранящихся на складах предприятия. Кроме того, с помощью данного документа заносятся начальные остатки материалов при вводе программы в эксплуатацию. На карточке материала содержится следующая информация: дата создания карточки, наименование склада, наименование ТМЦ и его номенклатурный номер, группа ТМЦ, счет хранения, поставщик, страна, номер ГТД, единица измерение, начальное и текущее количество материала, содержание драгоценных металлов, характеристика материала (марка, сорт, профиль), срок годности, норма запаса, место хранения (стеллаж, ячейка), учетная цена материала для бухгалтерского и налогового учета и цена реализации. Кроме того, на карточке отображается количество материала, зарезервированное под заявки подразделений, и количество материала уже отпущенного по заявкам.
Документ «Расходная накладная» предназначен для ввода и печати расходных накладных по выбытию и списанию материалов. Экранная форма документа и набор доступных функций зависит от типа расхода и от того, какой пользователь работает с программой, кладовщик или бухгалтер. Программа различает следующие типы расхода ТМЦ:
-
перемещение на склад – перемещение ТМЦ на другой склад;
-
перемещение в подотчет – передача ТМЦ подотчетному лицу;
-
отпуск подразделению – выдача ТМЦ подразделению;
-
ввод в эксплуатацию ОС (НМА) – ввод в эксплуатацию ОС, хранящегося до этого на складе (данная операция имеет смысл при дополнительной установке у Заказчика АРМа «Учет основных средств и НМА»);
-
ввод в эксплуатацию СПО – выдача сотруднику спецодежды или форменного обмундирования (данная операция имеет смысл при дополнительной установке АРМа «Учет спецодежды и форменного обмундирования»);
-
списание со склада – списание ТМЦ со склада;
-
реализация материала – продажа ТМЦ на сторону;
-
реализация ОС (НМА) – продажа ОС или НМА на сторону;
-
реализация ТМЦ сотруднику – продажа ТМЦ сотруднику своего предприятия;
-
реализация ОС сотруднику – продажа ОС сотруднику своего предприятия.
В расходных накладных с типом «Отпуск в подразделение» указываются заявки, на основании которых выдается материал. Заявки считается выполненной после того, как в подразделение поступит все количество материала, утвержденного к поставке. Расходная накладная автоматически уменьшает текущее количество, отображаемое на карточке материала. На основании расходных накладных могут формироваться проводки по алгоритму, описанному в документе «Операции по движению ТМЦ».
Документ «Операции по движению ТМЦ» предназначен для описания алгоритма формирования проводок по приходным и расходным накладным различного типа. Документ содержит наименование операции, вид движения (приход или расход) и его тип. Далее следует описание проводок, связанных с данной операцией (дебет, кредит, сумма и содержание проводки). Счет дебета или кредита и сумма проводки могут быть заданы явно или с помощью выражения, аргументами которого являются реквизиты приходной или расходной накладной и карточки учета материала. При явном задании счета можно указать значение аналитики.
Отчетность
- Реестр заявок
- Анализ поставок в разрезе подразделений
- Анализ поставок в разрезе ТМЦ
- Реестр оплаченных счетов
- Прайс (поставщиков)
- Приходный ордер
- Реестр приходных накладных
- Реестр приходных накладных по группе ТМЦ
- Оборот по приходу в разрезе бухгалтерских счетов
- Регистр информации о приобретенных материалах (налоговый учет)
- Требование-накладная
- Накладная на отгрузкуна сторону
- Реестр расходных накладных
- Реестр расходных накладных по группам ТМЦ
- Оборот по расходу в разрезе бухгалтерских счетов
- Затраты по типам транспортных средств
- Расход по маркам машин
- Расход материалов на объект капитального строительства
- Ведомость расхода со склада по типу получателя
- Ведомость расхода со склада на затратные счета в разрезе материалов
- Регистр учета материалов, списываемых в производство (налоговый учет)
- Регистр учета реализованных покупных ТМЦ (налоговый учет)
- Карточка учета материалов
- Движение по карточкам складского учета
- Оборотная ведомость
- Оборот по местам хранения (по складам)
- Оборот по счетам хранения
- Остатки на дату
- Ведомость инвентаризации
Основные преимущества системы
Предлагаемый программный комплекс «Склад и служба снабжение» обладает целым рядом преимуществ перед другими аналогичными решениями, в числе которых:
-
развитые средства экспресс настройки журналов документов, произвольные выборки документов по заданным пользователем критериям отбора, ведение библиотеки настроек и распечатка экспресс отчетов;
-
использование внешних, по отношению к системе, генераторов отчетов - достаточно написать новый отчет и поместить его в нужный каталог для того, чтобы система «подхватила» отчет и организовала интерфейс ввода параметров по имеющимся в базе данным;
-
возможность получения отчетов трех видов: отчеты CrystalReports (не редактируемые), отчеты MSWord (редактируемые) и MSExcel (редактируемые с последующими вычислениями и графиками);
-
возможность добавления новых и изменения существующих отчетов силами обученного персонала Заказчика;
-
быстрая адаптация к меняющимся потребностям пользователя с помощью программы конфигуратор, которая позволяет изменять экранные формы документов, создавать новые справочники, подключать расчетные процедуры и т.д.;
-
описание алгоритма бухгалтерских операций по движению ТМЦ вынесено на интерфейс конечного пользователя, что позволяет бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в алгоритм;
-
описание интерфейса пользователя (меню, горячие клавиши, панели инструментов, иконки);
-
гибкая настройка прав доступа к информации (просмотр, редактирование, вставка, копирование, удаление);
-
настройка импорта и экспорта данных во внешние по отношении к системе программы;
-
ведение аудита работы пользователя, позволяющего отслеживать все изменения данных и выявлять непреднамеренные и преднамеренные искажения данных в базе;
-
возможность функционального наращивания системы, так как комплекс «Склад и служба снабжение» является одной из подсистем комплексной системы автоматизации предприятия «АС бухгалтерия», разработанной нашей фирмой;
- работа на надежной промышленной базе данных OracleServer.
Другая программа для отдела снабжения крупных предприятий
Скачать Описание функциональных возможностей
Скачать Демонстрационный ролик в формате PowerPoint