Программа «Договора. Юридический отдел» предназначена для специалистов договорного отдела, контролирующих надлежащее оформление договорных отношений с контрагентами.
Программа «Договора. Юридический отдел». Состав и основные функции
В программе предусмотрена регистрация всех форм документов, регулирующих договорные отношения с контрагентами.
В документе «Договор» регистрируются все договора и входящие и исходящие (расходные и доходные).
При вводе договора в электронный документ регистрируется фамилия специалиста, который ввел документ первоначально, а также дата и время ввода. В дальнейшем именно этот специалист и отслеживает статус документа. Для всех типов договорных документов существует понятие регистрационного номера. Регистрационный номер формируется автоматически по подразделению-инициатору. Для исходящих документов регистрационный номер и есть номер договора. У входящих документов есть собственный номер, отличающийся от регистрационного.
При регистрации дополнительного документа к договору необходимо в документе выбрать основной договор. Это позволит в журнале документов при просмотре основного договора увидеть и реестр всех дополняющих его документов.
Предлагаются варианты для указания срока действия договора. Начало действия договора может не совпадать с датой договора из его реквизитов. Срок действия договора может быть задан явно двумя датами. К каждой дате может быть написан комментарий. Или срок действия договора может быть задан неявно, только комментариями к датам. Срок действия договора может быть так же указан в месяцах. Если в договоре указана точная дата окончания договора и предполагается его автоматическая пролонгация, это можно указать при регистрации документа и договор будет продлен автоматически процедурой на указанное число месяцев. В этом случае новая дата продления договора будет заполнена автоматически, но она может заполняться и вручную специалистом договорного отдела.
Специалисту договорного отдела необходимо отслеживать этапы согласования договорных документов, выбирая статус документа из предлагаемого списка. В договорном документе регистрируется так же служба-инициатор непосредственно взаимодействующая с контрагентом. Есть возможность выбора конкретного сотрудника из службы-инициатора, ответственного за контроль над выполнением договорных отношений. В конце года возможно составление списков договоров для передачи их службам-инициаторам для ревизии.
Журнал документов позволяет вести контроль над своевременной пролонгацией договоров, а также быстро отбирать документы по произвольному запросу.
Договорные документы, зарегистрированные в договорном отделе, могут в дальнейшем использоваться в бухгалтерском учете. В случае долгосрочного действия договора текущие изменения реквизитов контрагента (ИНН, КПП, адрес и др.) будут отслеживаться только в бухгалтерии. В договорном отделе такие изменения не отслеживаются, а учитываются только при перезаключении договора.